Sao y chứng thực ở đâu? Thủ tục sao y chứng thực gồm những gì?
Việc photo hay chụp lại các loại giấy tờ để làm hồ sơ thì ai cũng từng phải làm rồi. Thế nhưng khi được yêu cầu nộp “sao y chứng thực” thì nhiều người lúng túng không biết phải nộp loại bản sao như nào và cần sao y chứng thực ở đâu.
Bài viết dưới đây của Văn phòng công chứng Đào và Đồng nghiệp sẽ cung cấp cho bạn thông tin cơ bản về loại thủ tục này. Sao y chứng thực là thủ tục như nào?
Thật ra nếu chuẩn theo hướng dẫn của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thì chỉ giải thích từ ngữ về “bản sao y”.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP về việc chứng thực thì giải thích các từ ngữ “bản sao”, “chứng thực chữ ký”, “chứng thực hợp đồng, giao dịch”, “chứng thực bản sao từ bản chính”, “văn bản chứng thực”… chứ không có văn bản nào định nghĩa cụ thể về cụm từ “sao y chứng thực”.
Đây chỉ là cách nói thông thường cho dễ hiểu về việc tạo một văn bản hoặc tài liệu khác có nội dung, hình thức y hệt bản gốc hoặc bản chính mà thôi. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có định nghĩa về tài liệu để thực hiện việc sao y là bản gốc hoặc bản chính.“Bản gốc văn bản” là văn bản đầu tiên, là bản hoàn chỉnh về nội dung cũng như thể thức văn bản, đã được người có thẩm quyền ký trực tiếp lên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
Nghĩa là người có thẩm quyền chỉ ký 01 lần trên bản gốc này.“Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản, được tạo ra từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản chính có thể có nhiều bản, trong khi bản gốc chỉ có 1.
Bản chính có khi chỉ có dấu chứ không có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Tuy nhiên các bản chính đều có hiệu lực pháp lý như nhau. “Sao y bản chính” mà chúng ta hay thực hiện chính là việc tạo ra bản sao từ bản chính văn bản này.
Giá trị pháp lý của bản sao y được thực hiện đúng theo quy định ở Nghị định này sẽ có giá trị pháp lý như bản chính.
Theo nghị định Số 23/2015/NĐ-CP thì việc “cấp bản sao từ sổ gốc” là việc mà cơ quan hoặc tổ chức đang quản lý sổ gốc sẽ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đầy đủ và chính xác theo nội dung đã ghi trong sổ gốc.
“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền theo quy định trong Nghị định này sẽ căn cứ vào bản chính để chứng thực rằng bản sao là đúng với bản chính. Sau khi hiểu được về khái niệm “chứng thực bản sao từ bản chính” thì tiếp đến, bạn sẽ cần biết cơ quan, tổ chức nào có thẩm quyền hay bạn phải sao y chứng thực ở đâu.
Đến đâu để sao y chứng thực?
Cũng trong Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 5 có quy định về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực sẽ được giao cho các cơ quan, tổ chức sau:
• Phòng Tư pháp của quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh chứng thực:
• Bản sao từ bản chính các loại giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; nước ngoài hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài đã cấp hoặc chứng nhận.
• Chữ ký trong các văn bản, giấy tờ.
• Chữ ký của người dịch trong các văn bản, giấy tờ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại.
• Hợp đồng hoặc giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
• Văn bản thỏa thuận phân chia di sản hoặc văn bản khai nhận di sản mà trong đó, di sản là động sản. • Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn (được gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) chứng thực:
• Bản sao từ bản chính các loại văn bản, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
• Chữ ký trong các loại văn bản, giấy tờ, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch; • Giao dịch, hợp đồng liên quan đến tài sản là động sản;
• Giao dịch, hợp đồng liên quan đến thực hiện quyền của người sử dụng đất theo quy định trong Luật Đất đai;
• Giao dịch, hợp đồng về nhà ở theo quy định trong Luật Nhà ở;
• Di chúc;
• Văn bản từ chối nhận di sản;
• Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản được quy định tại các mục c, d và e Khoản này.
• Các quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài chứng thực những việc được quy định tại mục a, b, c như Phòng Tư pháp.
• Công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng chứng thực những việc được quy định trong mục a như Phòng Tư pháp và mục b như Ủy ban nhân dân cấp xã.Vậy trên đây là thông tin về sao y và việc sao y chứng thực ở đâu.
Nếu bạn vẫn còn có băn khoăn, thắc mắc, xin hãy liên hệ tới số điện thoại 0945.490.123 / 0913.347.747 của Văn phòng công chứng Đào và Đồng nghiệp, chúng tôi sẽ giải đáp tận tình và phục vụ công chứng nhanh chóng.