Sao y chứng thực được quy định như thế nào?

Sao y chứng thực là gì, luật sao y chứng thực có gì cần lưu ý hay thời hạn của bản sao chứng thực là bao lâu… đều là những câu mà người dân thường hỏi khi cần làm giấy tờ chứng thực. Vậy Văn phòng công chứng Đào và Đồng nghiệp xin cung cấp một số thông tin dưới đây để bạn đọc rõ hơn về loại thủ tục này.

Sao y chứng thực là gì?

Sao y chứng thực còn được gọi là chứng thực bản chính hay “chứng thực bản sao từ bản chính”. Theo điều 2 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có giải thích thì:

• “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc mà cơ quan hay tổ chức có thẩm quyền sẽ căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

• “Bản chính” là giấy tờ hoặc văn bản mà cơ quan, tổ chức có thầm quyền đã cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại hoặc các loại giấy tờ, văn bản mà cá nhân tự lập và có xác nhận, đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

• “Sổ gốc” là sổ mà cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền lập ra khi cấp bản chính theo quy định của pháp luật. Nội dung sổ gốc phải đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

• “Bản sao” được hiểu là bản chụp lại từ bản chính hoặc bản đánh máy nhưng nội dung phải đầy đủ và chính xác y nội dung trong sổ gốc.

Về giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực từ bản gốc thì theo điều 3 của Nghị định này giải thích rằng bản sao đã được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ khi có quy định khác của pháp luật.Nhiều người thường cho rằng công chứng và chứng thực là một, gây ra sự nhầm lẫn giấy tờ khi thực hiện các thủ tục.

Tuy 2 loại giấy tờ này đều là sự xác nhận của cơ quan, tổ chức có thầm quyền nhằm xác nhận tính hợp pháp của văn bản, giao dịch, hợp đồng nhưng xét kỹ về luật sao y chứng thực thì vẫn có khá nhiều điểm khác nhau.

Về cơ bản thì công chứng có giá trị pháp lý cao hơn, đòi hỏi quá trình rà soát, kiểm tra, xác minh chi tiết tốn nhiều công sức hơn.

Còn chứng thực chủ yếu chú trọng về hình thức văn bản như là nội dung có đúng y bản chính hay không; chữ ký trong văn bản, giấy tờ có phải chữ ký của người yêu cầu chứng thực không; hoặc chứng thực địa điểm, thời gian giao kết hợp đồng, chữ ký và dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng. Về thẩm quyền xác thực thì công chứng được thực hiện tại Phòng công chứng của nhà nước hoặc Văn phòng công chứng của tư nhân.

Chứng thực thì tùy loại giấy tờ mà được thực hiện ở cơ quan/tổ chức phù hợp như Phòng Tư pháp; UBND xã/phường; cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự quán hoặc các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự Việt Nam tại nước ngoài; và một số giấy tờ thì được chứng thực tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.

Loại giấy tờ nào không được chứng thực?

Theo điều 22 của Nghị định đã nói trên, có một số loại giấy tờ, văn bản mà bản chính không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao, đó là:

• Bản chính đã bị tẩy xóa, thêm bớt nội dung hoặc sửa chữa nội dung không hợp lệ.

• Bản chính đã bị hư hỏng, cũ nát, không thể xác định được nội dung.

• Bản chính đóng dấu mật của tổ chức hoặc cơ quan có thẩm quyền. Bản chính không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được phép sao chụp.

• Bản chính có nội dung trái đạo đức xã hội, trái pháp luật; tuyên truyền hoặc kích động chiến tranh, chống phá chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử Việt Nam; xúc phạm danh dự và nhân phẩm, uy tín cá nhân, tổ chức hoặc vi phạm quyền công dân.

• Bản chính do tổ chức hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo khoản 1 Điều 20.*Khoản 1 Điều 20 có quy định: Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình được bản chính giấy tờ hoặc văn bản để làm cơ sở chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Nếu bản chính giấy tờ hoặc văn bản mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo các quy định pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ khi được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc các nguyên tắc có đi có lại.

• Giấy tờ hoặc văn bản do cá nhân tự lập ra nhưng không có xác nhận và đóng dấu của tổ chức hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Thời hạn sao y chứng thực là bao lâu?Bản sao chứng thực có loại sẽ là vô hạn nếu được chứng thực từ các loại văn bản, giấy tờ vô hạn như bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe… Chỉ khi bản chính bị thu hồi hoặc tước bỏ thì bản sao cũng không còn giá trị. Còn các giấy tờ có sự thay đổi theo thời gian như sơ yếu lý lịch, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thẻ căn cước… thì sẽ có thời hạn khoảng 6 tháng cho tới 15 năm tùy theo thời hạn của bản gốc.

Để biết rõ hơn về luật sao y chứng thực đối với từng loại giấy tờ và phải chứng thực ở đâu, mời bạn gọi tới số hotline 0945.490.123 / 0913.347.747 của Văn phòng công chứng Đào và Đồng nghiệp nhé!